Más allá de la gestión del stock: no vendo porque no tengo o no tengo porque no vendo

El jueves 18 de octubre, en el salón LOGISTICS Madrid 2012, Josep Segura, profesor sénior de la Fundación ICIL, desarrolló en el Aula ICIL la ponencia “Más allá de la gestión del stock: no vendo porque no tengo o no tengo porque no vendo”.

Josep Segura inició su clase sobre la gestión de stocks indicando que dar servicio es “la probabilidad de suministrar completo un pedido, dentro del tiempo acordado, con productos de un nivel de calidad que sobrepase la percepción de nuestro cliente sin incidencias ni en la entrega ni en información y documentación asociadas a esta”. Por ello, “antes de ponernos a diseñar un sistema de suministro, debemos ser capaces de pactar con la dirección comercial de la empresa para conocer exactamente qué va a necesitar el proceso de entrega”.

Josep Segura hizo para ello una comparación de la producción y el aprovisionamiento con un alto inventario y con un bajo inventario, demostrando que los ciclos de producción son directamente proporcionales a los inventarios en curso.

Para el profesor de la Fundación ICIL,  como “tener stock es tener capital inmovilizado”, antes debemos preguntarnos ¿cuál es el grado de servicio que debo dar?, ¿qué composición debe tener mi portfolio?, y si ¿no lo vendo porque no lo tengo o no lo tengo porque no lo vendo?

Para alcanzar las respuestas a estas preguntas, Josep segura explicó que hay que fijarse con detenimiento en los inventarios para, entre otras cosas, conseguir determinar el número de veces que el inventario medio es vendido al año y el coste de mantenimiento del inventario, es decir, lo que cuesta mantener el stock (costes de oportunidad, mantenimiento, obsolescencias…).

Josep Segura también se refirió al cálculo del stock de seguridad, el cual depende de la variabilidad de la demanda, del tiempo de aprovisionamiento y de la frecuencia de las órdenes, y explicó que se puede calcular o bien minimizando el coste total del stock (el coste de posesión, el de pedido, el de rotura y el de adquisición ), o bien estableciendo un nivel de servicio, que puede conseguirse a través de un sistema SAP, que facilita el cálculo y acotación de la lista de necesidades, la planificación, los tamaños de lote, los plazos, y el stock de seguridad, entre otros.

Asimismo, también debemos preguntarnos si todos los artículos del portfolio deben recibir el mismo nivel de stock de seguridad y si todos los clientes deben recibir el mismo grado de servicio para llegar a la conclusión final de si “no lo tengo porque no lo vendo o no lo vendo porque no lo tengo”.

Para finalizar su exposición, Josep segura escenificó con un ejemplo el tema de su exposición, hablando del caso de una empresa distribuidora de cosmética con 26.000 artículos en stock y cerca de 24 millones de euros en inventarios. Esta compañía se caracterizaba por un ciclo de reposición lento, una pérdida de visibilidad en el enfoque de las ventas y ciertas dificultades de negociación con proveedores. A partir de aquí se procedió al análisis de la situación de los stocks y del inventario en obsolescencias, en nuevos artículos y en el resto de referencias, que eran 22.500.

El resultado de este análisis fue el descubrir que un total de 1.900 artículos (el 8,44% del total), acumulaban el 80% de las ventas y que un total de 6.900 artículos (el 30,44%) acumulaban el 98,6 % de las ventas.

Ante estos resultados, la compañía se pregunto si era recomendable eliminar el resto de artículos del portfolio y ajustar sus ventas. La propuesta final fue conservar las 3.100 referencias que prácticamente aportaban hasta el 100 % de las ventas y que eran los artículos que atraían servicio, mientras que el resto de artículos del portfolio se marcaron como no aprovisionables, diseñándose para ello un plan para saldarlos lo antes posible.

Como conclusión, Josep Segura señaló que, en primer lugar, hay que entender el proceso para, a continuación aplicar razonablemente las herramientas en aras a conseguir hacer visibles los datos, transformándolos en información a todos los niveles de la organización que sean necesarios (participacion & empowerment). Sólo después del análisis es cuando hay que aplicar los sistemas de información para evitar el mecanizar el caos. Y para ello es fundamental la formación y actualización de conocimientos, compartir experiencias e información y participar en los foros adecuados.

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