Mejores prácticas en la compra de servicios para controlar el gasto

La Fundación ICIL Madrid organizó el 25 de septiembre una jornada sobre Compras de servicios que, bajo el título “Mejores prácticas en la compra de servicios para controlar el gasto”, sirvió para analizar las posibilidades que existen actualmente para gestionar proveedores de servicios como factor fundamental para ajustar la cuenta de resultados. La incorporación de tecnología y la profesionalización de los Departamentos de Compras, en constante proceso de transformación, se ha convertido en una prioridad para la competitividad de las empresas.

En la Jornada sobre “Mejores prácticas en la compra de servicios para controlar el gasto”intervinieron: Sergio Aguado, Jefe de Compras de Servicios, Logística, Viajes y Eventos del Grupo BBVA; Mónica Sainz, Directora del Área de Compras de Bankinter; y Federico Díaz, Responsable de Compras del Grupo Liberty (que integra a las empresas Génesis y Regal, y socio de la Fundación ICIL que actuó de moderador.

A modo de introducción, Federico Díaz explicó que en los últimos años “los profesionales de compras están viendo cambios importantes en cuanto a la manera de efectuar las compras y servicios y también respecto al rol que el departamento de compras ocupa en la empresa. Las compañías están transformando su organización para dotarse de los profesionales y de los procedimientos adecuados para conseguir la eficiencia y la excelencia en compras”, factor esencial hoy en día.

Para Federico Díaz, “los factores que están motivando e influyendo en estos cambios son diversos: por un lado, la tecnología, que sirve para gestionar la demanda interna, acceder a la red de proveedores o cruzar ofertas, y que se utiliza para dar respuesta a la imperiosa necesidad de ajustar los costes en las empresas, ya que las ventas disminuyen y las organizaciones quieren sus márgenes”.

Por otro lado, la proliferación de empresas de servicios a las que contratar todo tipo de funciones y servicios, incluso las compras”, aunque sobre éste aspecto “nunca hay que perder de vista que no es lo mismo gestionar las compras que negociarlas”.

Para finalizar la introducción, Federico Díaz indicó que “la velocidad a la que las empresas van adaptándose a esta transformación en compras es distinta; actualmente hay empresas que están muy avanzadas y otras que están empezando”.

A continuación Mónica Sainz explicó el modelo de transformación del área de Compras llevada a cabo en Bankinter, entidad en la que la función de compras se ha centralizado en tres grandes áreas y se han establecido incluso sistemas de negociación electrónica. El proceso de transformación ha pasado por buscar el know how de los proveedores para asegurar la calidad y la flexibilidad.

Sergio Aguado también detalló el proceso seguido en BBVA, señalando que en esta entidad el departamento de Compras participa en toda la cadena , incluso en la elaboración de los presupuestos antes de ejecutar las compras, lo cual permite controlar el gasto y tener una completa visibilidad del global de las compras.

Para Sergio Aguado, “el departamento de compras ha pasado de ser el enemigo dentro de la organización” –por poner trabas en el gasto en compras de ciertos departamentos–, “a ser una parte amiga e imprescindible para encontrar soluciones a las necesidades internas de aprovisionamiento de bienes y servicios”.

Quién debe comprar y cómo. Externalizar servicios y cuáles

Sobre la conveniencia e idoneidad de externalizar servicios vinculados a las compras, Mónica Sainz se mostró partidaria de la externalización “siempre y cuando ésta se utilice como elemento de gestión de precios y de categorías para contribuir a disminuir los procesos administrativos y las cargas de trabajo en la empresa”. Para Mónica Sainz, “toda la gestión y control del conocimiento de la demanda interna y de las especificaciones técnicas deben mantenerse integradas en la organización, al igual que también debe gestionarse internamente la supervisión de los procesos de negociación y la legalización de los puntos críticos”.

Sergio Aguado se refirió a la variedad de empresas dedicadas a la externalización de servicios de compras, indicando que no todas ofrecen los mismos servicios. Por ello, “en función de la madurez del departamento de compras, pueden interesar los servicios de unas u otras”.

Refiriéndose a la pymes, Sergio Aguado indicó que si lo que éstas quieren obtener una optimización de precios para la compra de bienes, “pueden acudir a las externalizadoras, agregarse a su demanda y conseguir ventajas competitivas”.

Y Federico Díaz añadió que las empresas tienen que externalizar la compra “de aquellas categorías que están muy maduras”, conservando su know how para no ser cautivos de las empresas de servicios porque “cuando se subcontrata la función de compras lo que se está buscando es la especialización y el conocimiento en un área concreta”.

Transformación y profesionalización en compras

Según Mónica Sainz, para transformar y profesionalizar el área de compras de una organización “hay que contar con el apoyo de la dirección y hay que limar asperezas con los departamentos”.

Y para Sergio Aguado “la transformación se basa en que los departamentos, que hasta la fecha realizaban sus propias compras, pasen su conocimiento al departamento que ahora centraliza y agrupa las compras”. Para alcanzar resultados óptimos “los  distintos departamentos de una empresa deben apoyarse en el área de compras porque su misión es cumplir con las necesidades de aprovisionamiento de bienes y servicios, contribuyendo también a cumplir con los presupuestos.

Sobre este aspecto, Federico Díaz indicó que en el proceso de transformación “el profesional de las compras tiene que ganarse la confianza de su cliente interno, demostrándole que en cuestiones de servicio es el especialista que buscará al mejor proveedor para obtener una mejor negociación”.

La transaccionalidad en las compras

Finalmente se habló de los procesos transaccionales llevados a cabo en ambas entidades bancarias. Mónica Sainz explicó que en Bankiter se realizó un importante esfuerzo en la centralización de la información, ya que “la accesibilidad a la información es un factor clave para la excelencia en las compras”.

Los ponentes también se refirieron a los beneficios que se obtienen cuando se implementa un sistema integrado en compras, como por ejemplo la reducción de los costes de gestión al conseguir disminuir los errores, el tiempo administrativo y los riesgo.

La conclusión final fue que existen distintas formas de abordar la transformación en las compras en las organizaciones, ya que cada empresa tiene su realidad y se encuentra en una situación concreta. Pero el planteamiento de una buena estrategia de compras debe basarse en relaciones duraderas con los proveedores. Y los departamentos de compras son el medio que pone en conexión las necesidades internas de la organización con la oferta existente en el mercado y, tras realizar procesos de negociación, obtener los mejores servicios y bienes, en calidad y precio.

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